Medarbetarsamtal

Varför ha ett medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtalet är ett tillfälle där chef och medarbetare tillsammans kan reflektera och utvärdera arbetssitua­tionen. Medarbetaren får feedback av sin chef kring sin prestation, sitt beteende och måluppfyllnad och har möjlighet att ge sin syn på sin situationen och framtiden. 

Regelbundna och strukturerade medarbetarsamtal kan öka motivationen och trivseln på arbetsplatsen, bidra till ökad kompetensutveckling och karriär­utveckling och öka möjligheten för företaget och medarbetare att nå sina mål.  

Hur ofta ska man ha medarbetarsamtal?

För att ett medarbetarsamtal ska bli utvecklande bör det ska hållas regel­bundet, minst en gång per år och det bör finnas en mall att utgå från. 

Under resten av året bör du som chef planera in regelbundna, kortare uppfölj­ningssamtal där ni gemensamt följer upp de mål som har satts i ert medarbetar­samtal.

Måste man ha medarbetarsamtal?

Medarbetarsamtal är inte obligatoriska eller lagstadgade, men de är en bra åtgärd för att stärka medarbetarens och företagets utveckling samt företagskultur. Att inte ha dem på regelbunden basis kan därför bidra till sämre utveckling för såväl den anställde som för företaget.  

Lönesamtal och medarbetarsamtal?

Man brukar skilja på medarbetarsamtal och lönesamtal. Medarbetarsamtal syftar ofta framåt i tiden medan lönesamtal är en uppföljning av måluppfyllelse och prestation bakåt i tiden. 

Medarbetarsamtal bör alltså inte innehålla någon lönediskussion eller löneförhandlingar. Som chef bör du inte heller tar upp oväntade, negativa saker som överraskar medarbetaren och inte är uppmärksammade innan.

Hur förbereder man sig för medarbetarsamtalet?

Både medarbetare och chef bör förber­eda sig innan mötet, tänka igenom och skriva ner reflektioner runt de frågeställningar som kommer att diskuteras.

Medarbetaren ska fundera över sin prestation och utvecklingsområden och eventuella övriga frågor och mål man vill ta upp. Är du chef bör du i sin tur förbereda dig genom att summera medarbetarens prestationer, utvecklingsbehov, ge feedback samt vilka eventuella åtgärder som behöver vidtas. 

Se även till att ha en öppen punkt under mötets gång. De gemensamma målen som bestäms ska vara specifika, mätbara, realistiska och tidsatta.

Förberedelsetips till dig som ledare

Var förberedd

Boka medarbetarsamtalet i god tid. Bestäm syfte och informera hur medar­betaren kan förbereda sig, till exempel genom att skicka ut frågor i förtid. Parallellt är det bra att samla relevant information kring medarbetaren.

Ha ett ostört samtal

Se till att ni kan ha ett ostört samtal utan oväntade avbrott. Håll den tid som ni avsatt för samtalet. Försök även att hitta en neutral plats. 

Inled, strukturera och summera

Skapa en avslappnad atmosfär och förklara syftet med samtalet. Klargör praktiska frågor och ramar för samtalet. Utgår sedan från mallen/frågorna du delat med medarbetaren innan mötet. Skapa därefter tid och utrymme för medarbetaren att samtala och ta upp öppna frågor.

Visa gärna på vilket sätt medarbetaren bidrar till att företaget kan nå sina mål. Diskutera vad som fungerar bra och vad som kan förbättras.

Säkerställ att ni uppfattat samtalet och målen på samma sätt. Båda parter ska ha tillgång till den handlingsplanen som ni kom överens om. Sammanfatta sedan samtalet och tydliggör nästa steg.

Följ upp

Se till att planera in uppföljningssamtal för att säkerställa att överenskomna åtgärder genomförs.

Förberedelsetips till dig som medarbetare

• Är dina befogenheter tillräckliga?
• Vad fungerar bra/mindre bra? Behöver något förändras?
• Hur är arbetssituationen och arbetsbelastningen? Behövs någon förändring?
• Hur upplever du arbetsmiljön?
• Hur fungerar samarbetet med din chef, kollegor, kunder/samarbetspartners?
• Har du några önskemål om utveckling? Vilka planer och önskemål har du för framtiden?